Implementasi ITIL: Standar Internasional Manajemen Pelayanan Teknologi Informasi

-

    Pada konteks ini, secara prinsip ada lima tahapan atau proses utama yang harus diperhatikan secara sungguh-sungguh dalam memastikan terjadinya pelayanan berbasis teknologi informasi yang handal juga implementasinya sebagai berikut:

1.      Service Strategy artinya tahapan yang membuktikan bahwa setiap organisasi harus memiliki strategi yang dijadikan sebagai panduan bagi setiap aktivitas”services” yang ada di dalam organisasi.Dimana, dalam pelaksanaanya memiliki mekanisme yang dianut untuk memberikan layanan yang baik.

Berikut ini proses-proses yang dicakup dalam service strategy, yaitu :

v Strategy management for IT service, yaitu sebuah kegiatan atau ancangan yang disepakati oleh segenap pemimpin utama perusahaan dalam menyelenggarakan manajemen layanan teknologi informasi.Strategi ini berkaitan dengan prinsip dasar, mekanisme, pendekatan, dan cara perusahaan dalam mengolah segenap sumber daya teknologi informasi yang dimilikinya untuk memenuhi kebutuhan pelaksana yang berada di dalam dan luar perusahaan.

v Service portofolio Management, yaitu menggambarkan berenkaneka ragam jenis pelayanan teknologi informasi yang dikelompokkan berdasarkan karekteristiknya (taksonomi portofolio).Proses ini sangat berguna dan perlu diperhatikan karena setiap perusahaan memiliki kebutuhan layanan yang berbeda-beda.

v Financial Management for IT Services, yaitu suatu pertimbangan yang harus diputuskan terkait dengan komitmen, alokasi dan ketersediaan dana untuk  menjalankan keseluruhan proses yang telah didefinisikan oleh perusahaan.

v Demand Management, yaitu suatu proses yang bertujuan untuk menangkap, medefinisikan, menganalisa dan menentukan kebutuhan pengguna akan layanan teknologi informasi

v Business Reationship Mangement, yaitu proses pelayang teknologi informasi yang melibatkan banyak mitra dan stakeholder.Hubungan relasi bisnis harus dijaga dengan baikdan dilakukan dalam skema Kerjasama.

Impelementasi :



Zalora.co.id adalah perusahaan Indonesia yang bergerak di bidang e-commerce.Zalora ini menggunakan situs web belanja yang menyediakan kebutuhan mode pakaian baik baju, sepatu, tas dan aksesoris, yang terdiri dari produk berbagai merek, baik local maupun internasional.Zalora sendiri merupakan perusahaan dari grup asia, sehingga memiliki cabang di berbagai negara di asia seperti Singapura, Malaisya, Vietnam, Taiwan, Thailaind, dan Filiphina.

Pada umumnya, Zalora.co id ini sama dengan belanja online lainnya, Zalora.co.id ini memiliki banyak koleksi lebih dari 500 merek local dan internasional, yang membuat para pengguna atau pelanggan dapat memilih dan membeli beragam mode pakaian.Tidak hanya itu, Zalora.co.id ini juga memberikan pengiriman barang agar barang sampai ke konsumen.

            Berdasarkan, tahapan diatas service strategy untuk Zalora.co.id adalah berbelanja secara online, untuk memilih barang atau produk yang diinginkan, lalu akan melanjutkan pembayaran secara online dengan cara mentransfer uangnya.Setelah barang dikonfirmasi, produk akan dikirim ke rumah konsumen.Sehingga, Zalora menggunakan teknologi informasi untuk mempermudah usahanya dan mempermudah pemakainya mengakses melaluinya gadgetnya masing-masing.

 

2.      Service Design artinya tahapan yang menunjukkan bagaimana merancang ekosistem (infrastruktur) teknologi informasi untuk memenuhi atau melayani kepentingan para pelaksana.Proses ini diharapkan untuk terciptanya suatu lingkungan yang kondusif bagi divisi teknologi informasi dalam memberikan layanan prima ke segenap individu, kelompok dan unit/ divisi pengguna pada organisasi.Pada prinsipnya, terdapat 8 proses yang harus diperhatikan dan dikerjakan secara sungguh-sungguh dalam postur layanan teknologi informasi, sebagai berikut :

v Design Coordination, yaitu proses koordinasi dan interaksi antara seluruh stakeholder yang bertugas melakukan rancangan terkait dengan ekosistem atau lingkungan layanan teknologi informasi. Dimana, proses ini memiliki keselarasan dan pahaman yang sama untuk menuju satu tujuan dan misi layanan.

v Service Catalogue Maagement, yaitu serangkaian proses yang berfungsi mengolah daftar layananan teknologi informasiyang tersedia dalam perusahaan.Daftar yang dibutuhkan seperti komunikasi kepada pelanggan atau pengguna, dasar alokasi anggaran bagi divisi keuangan, panduan rekrutmen karyawan bagi unit sumber daya manusia, dan lain sebagainya.

v Service Level Management, yaitu proses mendefiniskan, menyampaikan menyampaikan, memastikan dan mengevaluasi target kualitas masing-masing layanan teknologi informasi yang ada di dalam perusahaan.Dengan proses ini, kebutuhan bisnis dapat terpenuhi dan tercapai dengan baik, juga mencegah potensi gangguan yang dapat terjadi.

v Availability Management, yaitu proses pengelolaan oleh stakeholder yang berfungsi untuk memastikan adanya ketersediaan layanan teknologi informasi.Pada proses ini, lebih berfokus pada tingkat ketersediaan layanan yang dimaksud.

v Capacity Management, yaitu proses yang memastikan bahwa rancangan layanan teknologi informasi yang dibangung telah memperhatikan kemungkinan perkembangan di kemudian hari, sehingga teknologi informasi harus disiapkan dalam mengantisipasi kemungkinan terjadinya ini.

v IT Service Continuity Management, yaitu proses yang berfungsi untuk memastikan adanya layanan teknologi informasi yang kontinyu untuk mencegah terjadinya gangguan operasional pada bisnis, dimana akan berdampak lansung kepada pelanggan yang dilayani.

v Information Security Management, yaitu suatu proses yang mengatur dan menjaga asset perusahaan yang penting seperti data dan informasi.Data dan informasi ini harus dilindungi dan diproteksi karena berisi seluruh kinerja usaha, daftar pelanggan, rekam jejak transaksi, data marketing, dan lain-lain yang berada dalam sebuah “gudang informasi”.

v Supplier Management, yaitu proses yang memastikan nilai maksimum dari uang yang dibayarkan organisasi kepada pemasoknya.Sehingga, membangun hubungan, mengelola persyaratan, dan berkomunikasi dengan pemasok sangat penting untuk kelencaran organisasi.

Implementasi :


            Untuk tahap ini, Zalora.co.id menggunakan teknologi informasi berbasis web dan aplikasi, dan UI nya yang mudah untuk para pengguna atau konsumen.Melalui ini kita dapat memilih produk sesuai kategorinya, harga, hingga daerah terdekat untuk pengiriman barangnya.Tidak hanya itu, design ini  memiliki fitur chat untuk berkomunikasi dengan penjual terkait barang.Juga, fitur pembayaran online dengan cara e-banking, hingga ada pengiriman barang secara online.Zalora juga menyediakan ikon wishlist, yaitu agar user lebih mudah menemukan barang yang sebelumnya sudah diinginkan dan ikon jalan pintas keranjang belanja agar user langsung menemukan barang-barang yang sudah di pesan namun belum melakukan pembayaran.Untuk uang yang sudah di transfer, tapi barang atau produk belum sampai ditujuan, jangan khawatir, karena Zalora.co.id menyediakan fitur estimasi waktu kedatangan produk yang dipesan.Tidak hanya itu, Zalora.co.id juga menerima menyediakan layanan retur jika terjadi ketidaksesuaian dan menyediakan layanan refund (pengembalian dana) ongkos kirim kepada konsumen.

 

3.      Service Transition artinya tahapan yang menggambarkan bagaimana organsisasi mengalami perubahan rancangan lingkungan pelayanan yang diinginkan.Sehingga, dalam tahap ini harus dijaga dan dikerjakan secara sungguh-sungguh agar konsep rancangan layanan teknologi informasi ini dapat diterapkan ke dalam kegiatan operasional sehari-hari.Berikut ini proses-proses yang dicakup dalam service transition, yaitu :

v Transition Planning and Support, yaitu proses perencangan yang jelas, detail dan lugas untuk mengelola transisis yang akan dilakukan, mulai dari kondisi terkini hingga kondisi yang diinginkan.

v Change Management, yaitu proses lanjutan dari proses sebelumnya.Dalam proses ini kejelasan visi, ketersediaan sumber daya, skema insentif, pengembangan peta pandu (roadmap), maupun dukungan pemangku kepentingan akan dikelola dengan sebaik-baiknya. Sehingga proses ini sangat berkaitan dalam mengelola perusahaan.

v Service Asset and Configuration Management, yaitu proses memberikan pandangan bahwa setiap model layanan membutuhkan sumber daya dan aset teknologi informasi yang berbeda-beda, sehingga harus ada manajemen konfigurasi yang tepat agar pemanfaatan sumber daya dan aset yang dimiliki dapat optimal.

v Realase and Deployment Management, yaitu proses peluncuran layanan teknologi informasi yang dibutuhkan.Proses ini merupakan inti dari pengelolaan, untuk itu, perlu dikelola sistemnya seiring berkembangnya sebuah produk, karakter dan produk layanannya.

v Service Validation and Testing, yaitu suatu proses yang memastikan atau memvalidasi mutu dari suatu layanan.Proses ini melibatkan banyak pihak, seperti ahli, pelanggan, manajemen, karyawan, pengembang layanan, vendor, dan lain sebagainya.

v Change Evaluation, yaitu suatu proses yang mengevaluasi atau menilai perubahan yang berkaitan dengan konteks efektivitas layanan teknologi informasi yang telah diimplementasikan perusahaan.Perubahan ini digunakan untuk memastikan layanan yang diberikan sudah sesuai dengan kebutuhan, dan proses pelaksanaannya yang efisiensi dan optimalisasi.

v Knowledge Management, yaitu proses merekam, menyimpan, dan mengelola pengetahuan kolektif yang dimiliki perusahaan untuk pembelajaran di kemudian hari.Proses ini sangat membantu perusahaan untuk belajar dari kesalahan sebelumnya.

Implementasi :

    Berdasarkan tahap diatas, kita dapat mengetahui jika Zalora.co.id merupakan perusahaan yang bergerak di bidang e-commerce, sehingga memiliki keinganan untuk dapat menjadi portal media perdagangan online terbesar dan terpercaya di Indonesia.Untuk melakukan pencapaian ini, Zalora,co.id akan bersaing dengan para kompotitornya, dan membangun kepercayaan dengan konsumennya.Membangun kepercayaan sangat penting antara penjual dan pembeli, karena perubahan sistem belanja secara lansung ke belanja secara online.

 

4.      Service Operation, artinya tahapan yang menjelaskan secara detail mengenai inti dari rangkaian proses manajemen yaitu pengelolaan pelayanan itu sendiri pada tahap operasionalnya.Pada tahap inilah para pelanggan internal dan eksternal akan mendapatkan manfaat dari keberadaan teknologi informasi dan komunikasi.Pada tahap ini memiliki lima proses dan 4 fungsi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya.

Berikut ini 5 proses yang harus dilakukan, yaitu :

v Event Management, yaitu proses yang menggambarkan satuan terkecil dari suatu layanan kebutuhan perusahaan terhadap teknologi informasi.Dalam proses ini, harus ada pengelolaan “event” baik bersifat ad-hoc/project ataupun rutin, untuk memenuhi kebutuhan pengguna.

v Incident Management, yaitu proses yang berkaitan dengan tata cara penanganan insiden yang dapat terjadi di tengah-tengah operasional bisnis perusahaan.Proses ini dapat mencegah risiko kerusakan yang tidak diinginkan perusahaan.

v Request Fulfillment, yaitu proses yang berkaitan dengan pemenuhan permintaan pengguna terhadap layanan teknologi informasi. Banyaknya jenis permintaan, mulai yang bersifat kursial yaitu kritikal atau “emergency” hingga sifatnya yang tidak prioritas, maka dibutuhkan mekanisme yang efektif dalam memenuhi kebutuhan tersebut.

v Problem Management, yaitu proses yang berkaitan dengan kemampuan perusahaan dalam menangani berbagai isu atau masalah terkait layanan teknologi informasi, baik masalah bersifat teknis, administrative, maupun operasional, sehingga dalam mengatasinya diperlukan cara cepat, akurat dan efektif.

v Access Management, yaitu proses yang memastikan setiap individu, kelompok, dan unit perusahaan dapat mengakses data dan informasi secara aman sesuai hak/wewenang aksesnya.Untuk itu, perlu menggunakan pengamanan yang tinggi agar pihak luar tidak mudah mengaksesnya.

Selanjutnya, 4 fungsi atau aspek Kelola yang harus dibangun dalam perimeter perusahaan yaitu :

·        Service Desk Function adalah suatu fungsi organisasi yang bertugas menerima keluhan, masukan, laporan, permohonan bantuan, pertanyaan, dan layanan lainnya terkait dengan penerapan teknologi informasi, dan siap bertugas selama 24 jam sehari dan 7 hari seminggu.

·        Technical Management Function adalah suatu fungsi organisasi yang bertugas memastikan berbagai hal teknis terkait dengan operasional teknologi informasi dan komunikasi berjalan dengan lancar, termasuk memperbaiki dan menangani berbagai problem lapangan (teknis) yang terjadi.

·        IT Operation Managemnet Function  adalah suatu fungsi organisasi yang bertanggung jawab terhadap kelancaran kegiatan layanan teknologi informasi sehari-hari.

·        Application Management Function - suatu fungsi organisasi yang bertugas mengelola aset aplikasi dan software agar selalu berfungsi seharusnya sebagaimana diinginkan.

Impelementasi :

    Pada tahapan diatas menjelaskan tentang sistem operasi dari perusahaan. sistem penjualan yang diterapkan oleh Zalora.co.id adalah B2C (Business to Customer) dimana target penjualan mereka adalah individu. Sistem penjualan pada Zalora.co.id yakni ingin memberikan pengalaman yang berbeda dari pembelian secara fisik aktivitas penjualan ini berada dibawah tanggung jawab General Manager Marketing atau pemasaran. Zalora.co.id berfokus kepada penjualan produk seperti pakaian,sepatu, tas, aksesoris, perlengkapan olahraga, bahkan produk kecantikan.Zalora.co.id menawarkan produk-produk dari berbagai merek terkemuka baik lokal maupun internasional.Sedangkan, untuk sistem pembelian, Zalora yang berbasis online, sehingga para konsumen dapat mengaksesnya melalui website https://www.zalora.co.id/about/  ataupun mendownload aplikasinya di playstore atau Appstore.Para konsumen akan diajak untuk mendaftarkan akun agar lebih mudah untuk berinteraksi dengan si penjual.Setelah itu, konsumen dapat memilih barang atau produk sesuai dengan kategori yang ada.Jika, menginkan barang tersebut, para konsumen akan melanjutkan proses selanjutnya yaitu pembayaran dan pengiriman barang.Sebelum pembayaran, pembeli akan diajak untuk melengkapi data-data seperti nama, alamat dan no hp untuk pengirimannya.Pembayaran saat ini berbasis online sehingga dapat menggunakan e-banking, dan untuk pengiriman barang, kita dapat memasukkan alamat tujuan dan memilih layanan pengiriman.Barang pun sampai tujuan hanya menggunakan gadgetmasing-masing.Kegiatan belanja online ini memiliki manfaat, salah satunya menghemat waktu dan aksesnya yang cepat.

5.      Continual Service Improvement, artinya tahapan yang memastikan perusahaan senantiasa meningkatkan kinerja layanan teknologi informasinya dari masa ke masa.Tahapan ini memiliki makna bahwa organisasi selalu siap menghadapi berbagai perubahan global.Tahapan ini memiliki tujuh langkah yang dilakukan dalam melakukan perbaikan pelayanan, sebagai berikut :

v Mendeskripsikan indikator yang harus diukur

v Menentukan yang bisa diukur

v Mengumpulkan data

v Memproses data

v Menganalisa data

v Menyajikan dan menggunakan informasi

v Melaksanakan aksi perbaikan

Implementasi :

    Sesuai dengan tahapan diatas yang berkaiatan dengan data dan informasi maka perusahaan harus memastikan keamanan belanja secara online.Belanja secara online, akan mendapatkan informasi atau data pribadi dari konsumen.Untuk itu, perusahaan harus menjaga data dan informasi ini dengan pengamanan yang tinggi.Sehingga, perlu menjaga kepercayaan antara konsumen dan penjual agar proses belanja dapat berjalan dengan lancar dan sukses.Tidak hanya itu, melalui tahapan ini, kita akan dapat mengetahui produk yang sangat diminati oleh konsumen, jadi sebagai penjual kita dapat menawarkan barang yang serupa namun merek dagang yang berbeda melalui promo atau event.

 

 

Sumber :

https://www.medius.com/glossary/what-is-supplier-management/

http://eprints.undip.ac.id/75643/3/BAB_II.pdf

https://medium.com/@uxzlr11/analisis-ui-pada-aplikasi-zalora-mobile-55619bccd04c

https://www.zalora.co.id/about/

 


Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

ERP (Enterprise Resource Planning)

-
Gambar
ERP            ERP adalah singkatan dari Enterprose Resource Planning.ERP sendiri adalah suatu model system informasi atau software yang berfungsi mengelola dan mengintegrasikan berbagai aktivitas operasional dalam sebuah bisnis.Sistem ERP ini mampu meningkatkan efektifitas perusahaan serat memberikan layanan yang baik lagi untuk pera konsumen, sehingga mampu mendapatkan keuntungan maksimal bagi semua pihak yang berkepentingan (stake holder). Sejarah singkat ERP                 ERP pada awalnya diciptakan pada tahun 1990 oleh Gartner Group.Namun, konsep ERP ini sudah ada jauh sebelumnya yaitu pada tahun 1960.Dimana konsep ini, hanya ada pada manajemen inventaris dan control di sector manufaktur.pada tahun 1970, program ini berubah menjadi Material Requirements Planning atau dikenal juga dengan nama MRP yang berfungsi untuk penjadwalan proses.MRP semakin berkembang hingga menjadi MRP II yang dikenal juga...
Baca selengkapnya

METAVERSE

-
Gambar
  Metaverse adalah dunia virtual 3D yang diciptakan menggunakan teknologi AR (Augmented Reality), VR (Virtual Reality) dan, video yang  memungkinkan antar penggunanya dapat terhubung, berkomunikasi, bekerja bermain hingga berinteraksi seperti dunia nyata. Pada dasarnya, Metavarse merupakan istilah yang telah diciptakan oleh Neal Stephenson pada tahun 1992 melalui novel yangberjudul Snow Crash.Melalui novel tersebut ia mengatakan bahwa dunia virtual 3D dihuni oleh avatar orang sungguhan.Namun, tidak semua orang dapat menerima pernyataan tersebut.Salah satunya Mark Zuckerberg.Menurut Zuckerberg, metaverse merupakan sebuah lingkungan virtual yang bisa anda masuki, daripada melihat layar.Sehingga, pada 28 Oktober 2022 Facebook mengumumkan mengubah nama menjadi Meta Platforms.Inc, atau bisa dikenal dengan nama Meta.Juga, Zuckerberg mengatakan bahwa setiap orang dapat mendapatkan pengalaman yang tidak di dapatkan pada aplikasi atau halaman web 2D.Dimana melalui metaverse ini dapat m...
Baca selengkapnya

Ilmu Budaya Dasar

-
          Keindahan  berasal dari kata indah.Keindahan adalah sifat-sifat yang merujuk pada sesuatu yang indah, dimana dapat mengekspresikan perasaan indah dalam berbagai hal yang mengandung unsur estetis didalmnya.Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, keindahan juga bisa diartikan sebagai keadaan yang enak dipandang, cantik, bagus dan elok. Keindahan sebagai suatu kualitas abstraks (Beauty as an abstract quality) yaitu menggambarkan sesuatu yang kontemporer dan bersifat nonrealistic yang berarti sang pencipta menggambarkan sesuatu yang tidak bisa dimengerti dan tidak sesuai dengan realita.Keindahan ini juga bersifat eksklusif dan hanya dapat dimengerti oleh si penciptanya.Sedangkan Keindahan sebagai sebuah benda tertentu yang indah adalah keindahan yang memiliki konsep pemahaman dan nilai yang berbeda dengan kualitas abstraks yang artinya sesuatu yang mewakili keindahan secara umum sehingga mudah dipahami dan diterima oleh masyarakat. Keindahan dala...
Baca selengkapnya